Cách Đăng Ký Mã Vạch Cho Mỹ Phẩm: 7 Bước Chi Tiết Từ A-Z [2026]

Để đăng ký mã vạch cho mỹ phẩm, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại GS1 Việt Nam — đơn vị trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ KH&CN). Quy trình gồm 7 bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận Giấy chứng nhận. Chi phí cấp mã doanh nghiệp khoảng 1.000.000 VNĐ, thời gian xử lý 5–20 ngày làm việc tùy hình thức nộp. Từ 01/01/2026, thủ tục được thực hiện trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

Nội dung chính

Mã vạch cho mỹ phẩm là gì và tại sao cần đăng ký?

Mã vạch (barcode) cho mỹ phẩm là dãy ký hiệu vạch và số được mã hóa theo tiêu chuẩn GS1, dùng để định danh duy nhất từng sản phẩm trên thị trường. Tại Việt Nam, mã vạch chuẩn EAN-13 bắt đầu bằng đầu số 893 — đây là mã quốc gia do tổ chức GS1 quốc tế cấp cho Việt Nam.

Theo Khoản 1, 2 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, mã số là dãy số hoặc chữ để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân. Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng ký hiệu vạch tuyến tính, QR code, RFID hoặc các công nghệ nhận dạng khác.

Tại sao mỹ phẩm cần có mã vạch?

Pháp luật Việt Nam hiện chưa bắt buộc mọi sản phẩm phải có mã vạch. Tuy nhiên, trên thực tế, mã vạch gần như là điều kiện tiên quyết nếu doanh nghiệp mỹ phẩm muốn:

Đưa sản phẩm vào hệ thống siêu thị, cửa hàng tiện lợi (Bách Hóa Xanh, Guardian, Hasaki, Co.opmart…)
Bán trên sàn thương mại điện tử chuẩn (Shopee Mall, Lazada, TikTok Shop)
Xuất khẩu sản phẩm ra thị trường quốc tế
Quản lý tồn kho, truy xuất nguồn gốc chuyên nghiệp
Tạo uy tín thương hiệu với nhà phân phối và người tiêu dùng

Nếu doanh nghiệp sử dụng mã có định dạng GS1 (đầu số 893) mà không đăng ký, có thể bị phạt hành chính từ 5.000.000 đến 20.000.000 VNĐ theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP.

Điều kiện để đăng ký mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm

Mỹ phẩm và các hàng hóa tiêu dùng khác áp dụng chung hệ thống mã vạch GS1 — không có quy trình riêng cho ngành mỹ phẩm. Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc đăng ký hộ kinh doanh) hợp pháp, còn hiệu lực
Có mã số thuế đang hoạt động
Xác định rõ danh mục sản phẩm mỹ phẩm cần gán mã vạch (số lượng SKU)
Bố trí người phụ trách quản lý mã vạch, phối hợp với bộ phận sản xuất, kho và marketing

Lưu ý cho doanh nghiệp gia công mỹ phẩm (OEM/ODM)

Nếu bạn là đơn vị thuê gia công, chính doanh nghiệp sở hữu thương hiệu (không phải nhà máy gia công) sẽ đăng ký mã vạch. Mỗi sản phẩm có quy cách đóng gói khác nhau (ví dụ: serum 30ml, serum 50ml) cần mã GTIN riêng.

Hồ sơ đăng ký mã vạch cho mỹ phẩm gồm những gì?

Căn cứ Điều 19c Nghị định 74/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 13/2022/NĐ-CP), hồ sơ đăng ký mã vạch bao gồm:

STT	Thành phần hồ sơ	Ghi chú
1	Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch (Mẫu số 12 — Phụ lục kèm theo NĐ 13/2022)	Điền đầy đủ, ký tên + đóng dấu
2	Bản sao Giấy CN ĐKKD / Giấy CN đầu tư / Quyết định thành lập	Nộp trực tiếp: mang bản chính đối chiếu. Qua bưu điện: bản sao chứng thực
3	Danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch	Liệt kê tên, đặc tính, quy cách đóng gói từng SKU
4	Giấy ủy quyền (nếu có)	Khi ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện thay

Quy trình 7 bước đăng ký mã vạch cho mỹ phẩm

Dưới đây là quy trình đăng ký mã vạch theo chuẩn GS1 Việt Nam, áp dụng cho mỹ phẩm và mọi loại hàng hóa tiêu dùng.

Bước 1: Xác định loại mã và số lượng SKU cần đăng ký

Trước tiên, doanh nghiệp cần ước lượng số chủng loại sản phẩm (SKU) để chọn loại mã doanh nghiệp (GCP) phù hợp. Mỗi quy cách đóng gói khác nhau tính là 1 SKU riêng.

Loại mã (GCP)	Số SKU tối đa	Phù hợp với
GCP-10 (10 số)	Dưới 100 sản phẩm	Startup mỹ phẩm, doanh nghiệp nhỏ
GCP-9 (9 số)	100 – 999 sản phẩm	Doanh nghiệp vừa, nhiều dòng sản phẩm
GCP-8 (8 số)	1.000 – 9.999 sản phẩm	Doanh nghiệp lớn, đa ngành
GCP-7 (7 số)	10.000 – 99.999 sản phẩm	Tập đoàn, nhà phân phối lớn

Phần lớn doanh nghiệp mỹ phẩm startup với 5-30 SKU chỉ cần đăng ký GCP-10. Tuy nhiên, nên dự phòng cho kế hoạch mở rộng danh mục trong 2-3 năm tới.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP

Thu thập đầy đủ hồ sơ theo mục 3 ở trên. Lưu ý thông tin trên đơn đăng ký phải trùng khớp hoàn toàn với Giấy CN ĐKKD (tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện pháp luật).

Bước 3: Đăng ký tài khoản trên hệ thống GS1

Truy cập Cổng thông tin điện tử quốc gia vnpc.gs1.gov.vn, tạo tài khoản doanh nghiệp với đầy đủ thông tin: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề, người đại diện và người phụ trách mã vạch.

Từ ngày 01/01/2026, toàn bộ thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch được thực hiện trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ (theo Điều 7 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN).

Bước 4: Nộp hồ sơ và đóng phí

Doanh nghiệp có 3 hình thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia (ưu tiên từ 2026)
Nộp trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng — địa chỉ mới từ 2026: 113 Trần Duy Hưng, Hà Nội
Gửi qua đường bưu điện (bản sao chứng thực)

Phí đăng ký thanh toán bằng chuyển khoản hoặc nộp trực tiếp. Ghi rõ tên doanh nghiệp, loại phí nộp trong nội dung chuyển khoản.

Bước 5: Nhận mã doanh nghiệp tạm thời

Sau khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và phí được thanh toán, GS1 Việt Nam sẽ thông báo mã doanh nghiệp (GCP) tạm thời qua email và hệ thống Cổng thông tin. Thời gian xử lý: 5–7 ngày làm việc (thực tế có thể lên đến 20 ngày theo quy định).

Doanh nghiệp có thể sử dụng mã tạm thời này để in trên bao bì sản phẩm ngay trong khi chờ Giấy chứng nhận chính thức.

Bước 6: Kê khai thông tin sản phẩm trên hệ thống VNPC

Đăng nhập tài khoản tại vnpc.gs1.gov.vn hoặc gs1vn.org.vn, kê khai đầy đủ thông tin từng sản phẩm mỹ phẩm: tên sản phẩm, thương hiệu, mô tả, hình ảnh, nhóm sản phẩm. Hệ thống sẽ tự động tạo mã GTIN (13 số) cho mỗi sản phẩm.

Theo Khoản 3, Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, tổ chức/cá nhân sử dụng mã số mang tiền tố 893 có nghĩa vụ kê khai đầy đủ thông tin sản phẩm trên hệ thống GS1. Đây là bước bắt buộc để mã vạch được công nhận chính thức.

Bước 7: Nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch

Sau khoảng 30 ngày kể từ ngày nhận mã tạm thời và hoàn tất kê khai sản phẩm, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận bản gốc. Giấy này có hiệu lực tối đa 3 năm kể từ ngày cấp (theo Điều 19c, Khoản 3 Nghị định 132/2008 sửa đổi bởi Nghị định 74/2018).

5. Chi phí đăng ký và duy trì mã vạch cho mỹ phẩm năm 2026

Chi phí đăng ký mã vạch do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quy định, căn cứ Thông tư 232/2016/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 64/2025/TT-BTC). Mức phí cụ thể như sau:

Phí cấp mã lần đầu

Loại phí	Mức phí (VNĐ)
Cấp mã doanh nghiệp GS1 (GCP)	1.000.000
Cấp mã địa điểm (GLN)	300.000/mã
Cấp mã sản phẩm đơn lẻ (EAN-8)	300.000/mã

Phí duy trì hàng năm (niên phí)

Loại mã	Số SKU tối đa	Phí duy trì/năm (VNĐ)
GCP-10	Dưới 100	500.000
GCP-9	100 – 999	800.000
GCP-8	1.000 – 9.999	1.500.000

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận sau ngày 30/6 được giảm 50% phí duy trì năm đầu tiên. Phí duy trì phải nộp trước ngày 30/6 hàng năm — nếu quá hạn, mã có thể bị treo hoặc thu hồi.

Chi phí thực tế cho startup mỹ phẩm

Một thương hiệu mỹ phẩm mới với khoảng 10-20 SKU chỉ cần khoảng 1.500.000 VNĐ cho năm đầu tiên (1.000.000 phí cấp mã + 500.000 phí duy trì). Từ năm thứ 2 trở đi chỉ đóng niên phí 500.000 VNĐ/năm. Nếu thuê dịch vụ bên thứ ba hỗ trợ, chi phí trọn gói dao động 2.800.000 – 4.500.000 VNĐ.

6. Lưu ý riêng cho ngành mỹ phẩm khi đăng ký mã vạch

Phân biệt mã vạch với Số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm

Mã vạch GS1 (dùng để quản lý bán hàng, logistics) hoàn toàn khác với Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (dùng để chứng minh sản phẩm đã được công bố theo Nghị định 93/2016/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần hoàn thành cả hai thủ tục trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Mỗi quy cách = 1 mã GTIN riêng

Ví dụ: “Serum dưỡng trắng MP White” dung tích 30ml và 50ml cần 2 mã GTIN khác nhau. Tương tự, cùng sản phẩm nhưng đóng hộp lẻ và đóng set quà tặng cũng cần mã riêng. Hãy liệt kê đầy đủ các SKU trước khi đăng ký để tránh phải bổ sung sau.

Yêu cầu kỹ thuật in mã vạch trên bao bì mỹ phẩm

Mã vạch in trên bao bì phải đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 15426-1 và ISO/IEC 15426-2 (theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN). Cụ thể:

Kích thước mã EAN-13 tối thiểu: 26.26mm (rộng) × 18.28mm (cao)
Vùng trống (quiet zone) hai bên mã: tối thiểu 3.63mm
Nền sáng, vạch tối — tránh in mã vạch trên nền có pattern hoặc màu tối
Phối hợp với nhà in bao bì để test quét mã trước khi sản xuất hàng loạt

Mã vạch và việc đưa mỹ phẩm vào siêu thị, nhà thuốc

Các hệ thống siêu thị (Co.opmart, Lotte Mart, BigC), nhà thuốc (Pharmacity, Long Châu), và cửa hàng mỹ phẩm (Hasaki, Guardian) đều yêu cầu sản phẩm có mã vạch GS1 hợp lệ để tích hợp vào hệ thống POS và quản lý kho của họ. Không có mã vạch đồng nghĩa với việc không thể lên kệ.

7. FAQ — Câu hỏi thường gặp về đăng ký mã vạch cho mỹ phẩm

Đăng ký mã vạch cho mỹ phẩm ở đâu?

Đăng ký tại GS1 Việt Nam — Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia, trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học và Công nghệ). Từ 2026, ưu tiên nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Địa chỉ nộp trực tiếp: 113 Trần Duy Hưng, Hà Nội.

Mã vạch cho mỹ phẩm có khác với thực phẩm, tiêu dùng không?

Không. Mỹ phẩm, thực phẩm và hàng tiêu dùng đều sử dụng chung hệ thống mã vạch GS1. Quy trình đăng ký hoàn toàn giống nhau, không có phí riêng hay thủ tục riêng cho mỹ phẩm.

Mất bao lâu để có mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm?

Thời gian xử lý hồ sơ từ 5–7 ngày làm việc (thực tế thường nhanh hơn nếu nộp online). Theo quy định tại Nghị định 74/2018/NĐ-CP, thời hạn tối đa là 20 ngày kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ. Nếu hồ sơ thiếu sót, cơ quan sẽ thông báo trong 5 ngày làm việc để bổ sung.

Hộ kinh doanh cá thể có đăng ký mã vạch được không?

Được. Hộ kinh doanh đã đăng ký hợp pháp tại Việt Nam, có mã số thuế đều đủ điều kiện đăng ký mã vạch GS1. Điều kiện và thủ tục tương tự doanh nghiệp.

Giấy chứng nhận mã vạch có thời hạn bao lâu?

Tối đa 3 năm kể từ ngày cấp. Trước khi hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn để duy trì quyền sử dụng. Nếu không nộp phí duy trì hàng năm, mã có thể bị treo hoặc thu hồi — khi đó sản phẩm sẽ không quét được tại siêu thị.

Đã có mã vạch rồi, thêm sản phẩm mới thì có phải đăng ký lại không?

Không cần đăng ký lại. Doanh nghiệp tự tạo mã GTIN mới cho sản phẩm mới trên hệ thống VNPC, dựa trên mã doanh nghiệp (GCP) đã được cấp — miễn là số SKU chưa vượt quá hạn mức của loại mã đang sử dụng.

Kết luận

Đăng ký mã vạch cho mỹ phẩm là thủ tục hành chính không phức tạp, chi phí hợp lý (từ 1.500.000 VNĐ/năm đầu), nhưng mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp: mở cửa kênh phân phối siêu thị, nhà thuốc, sàn TMĐT, đồng thời chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý sản phẩm.

Với doanh nghiệp mỹ phẩm startup, hãy hoàn thành đăng ký mã vạch song song với Phiếu công bố mỹ phẩm — đây là hai thủ tục nền tảng trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Xem thêm: